紙とデジタルの、ちょうどいい使い分け

「DX」という言葉を聞くと、「紙を全部なくして、タブレットにすること」と思われる方が多いようです。
Cometの考えは少し違います。紙のほうが向いている仕事は、紙のままでいい。大事なのは、全部を変えることではなく、分け方です。

デジタルが向いているのは「集める・数える・探す」

デジタルの得意なことは、はっきりしています。

• 集める（何人もの職員が書いた記録を、一か所にまとめる）
• 数える（月ごとの件数や合計を、自動で出す）
• 探す（「去年の春のあの記録」を、すぐに見つける）
• 共有する（事務所にいない人にも、同じ情報を届ける）

たとえば、ヒヤリハットの報告書や、利用実績の集計。紙だと、月末に誰かが一枚ずつめくって数えることになります。こういう仕事は、デジタルに任せたほうが楽になります。

紙が向いているのは「その場で・手早く・顔を見て」

一方で、紙のほうが向いている場面もあります。

• その場ですぐ書きたいメモ（ケアの最中に、タブレットを開く余裕はありません）
• 図や矢印で伝えたいこと（体の向きや、部屋の配置など）
• 手に取って一緒に見たい資料（ご家族への説明など）
• 停電や通信のトラブルに備えた控え

「手で書くほうが早い」と感じるものを、無理にデジタルにする必要はありません。使いにくい仕組みは、いずれ使われなくなるからです。

迷ったら「あとで誰が使うか」で考える

分け方に迷ったときは、その情報を「あとで、誰が、何のために使うか」を考えてみてください。
書いた本人しか見ないメモなら、紙で十分です。
ほかの人が見る、集計する、何年か保管する。そういう情報は、デジタルにしておくと助かる場面が増えます。
紙で書いて、あとで大事なところだけ入力する。そんな「二段構え」も、立派な使い分けです。

小さく、一つずつ

いきなり全部を変えようとすると、現場は疲れてしまいます。まずは「月末にいちばん困っている一枚」から。それがうまくいったら、次の一枚へ。
Cometの書類DX・業務整理では、いま使っている紙やExcelを見せていただき、どれをデジタルにして、どれを紙に残すかを一緒に決めるところから始めます。