訪問相談で、必ず聞くようにしていること

Cometの相談は、こちらから現場へ伺うところから始まります。
「来てもらっても、何を話せばいいのか分からない」。そう言われることがあります。
でも、準備はいりません。聞くことは、だいたい決まっているからです。今日は、私が訪問相談で必ず聞くようにしていることを書いてみます。

1. いちばん時間がかかっている作業は？

最初に聞くのは「困っていること」ではなく、「時間がかかっていること」です。
困りごとを聞かれると、遠慮して小さく答えてしまうものです。でも、時間のことなら具体的に出てきます。「月末の記録の集計に丸2日」「シフト表づくりに毎月3日」。ここに、改善の種があります。

2. その作業は、誰がやっていますか？

次に聞くのは「誰が」です。
特定の一人しかできない作業は、その人が休んだり辞めたりしたとき、止まってしまいます。以前書いた「Excelを触れるのが一人だけ」問題も、この質問から見えてくることがよくあります。
デジタル化の目的は、作業を速くすることだけではありません。「誰でもできる」状態にすることも、大事な目的です。

3. いま使っている紙やファイルを、見せてもらえますか？

話を聞くだけでなく、実物を見せてもらいます。記録用紙、Excelの表、手書きのメモ、ホワイトボード。
実物には、現場の工夫が詰まっています。欄の外に書き足されたメモや、色ペンの使い分け。そこには「本当に必要な項目」と「実は使っていない項目」が、はっきり表れています。

4. 変えたくないものは、何ですか？

最後に必ず聞くのが、これです。
「この紙だけは手で書きたい」「朝の申し送りは顔を見てやりたい」。変えたくないものには、たいてい理由があります。そこを無理に変えると、新しい仕組みは使われなくなります。
Cometが「全部をデジタルにしましょう」と言わないのは、このためです。

聞いたあとのこと

初回の訪問相談は90分ほどで、その場で契約をお願いすることはありません。聞いた話を持ち帰り、何から手をつけるとよいかを整理してお伝えします。
相談から導入までの進み方は、ご相談の流れにまとめています。「うちの場合は何を聞かれるんだろう」と思ったら、まずは気軽に声をかけてください。