小規模な介護事業所のDX、何から始める？

「うちみたいな小さな事業所でも、DXって必要ですか」
訪問先でいちばんよく聞かれる質問かもしれません。そして次に多いのが、「やったほうがいいのは分かるけど、何から手をつければいいのか分からない」という声です。
今回は、その最初の一歩について書いてみます。

DXは、全部デジタルにすることではありません

まず、いちばん誤解されやすいところから。
DXと聞くと、紙をなくして、タブレットを配って、システムを入れて……という大がかりな話を想像しがちです。そして「うちにはそんな予算も人手もない」で、話が終わってしまう。

でも私は、紙をなくすことがゴールだとは思っていません。
手書きのほうが早い書類は、手書きのままでいい。大事なのは、同じことを二回書いていないか。必要なときに、すぐ探せるか。まずはそこだけです。

最初の一歩は、いちばん面倒な書類を一つ選ぶこと

何から始めるか迷ったら、道具を探すより先に、こう考えてみてください。
「いま、いちばん面倒だと感じている書類は何ですか？」

シフト表かもしれませんし、月末の集計かもしれません。同じ内容を三か所に書き写している記録かもしれません。
小さな事業所ほど、この「いちばん面倒なもの」は職員さんの中でだいたい一致します。全体を変えようとせず、その一つだけを軽くする。これがいちばん失敗しにくい始め方です。

道具を選ぶ前に、その書類は誰が見ていますか

もう一つ、私が必ず確認していることがあります。
その書類は何のためにあって、誰が使っているのか。

長く続けているうちに、実はもう誰も見ていない項目が残っていたり、担当が代わったのに前のやり方だけが残っていたり、ということが少なくありません。
そういう書類は、デジタル化する前にまず減らせます。紙のまま無駄をなくすほうが、システムを入れるより早くて安上がり、ということも正直よくあります。

小さく始めて、合わなければ戻せばいい

小規模だからDXに不利かというと、私はむしろ逆だと思っています。
関わる人数が少ないぶん、決めるのも、試すのも、やめるのも早い。大きな法人のように、何か月もかけて話を通す必要がありません。

一つ試して、合わなければ元に戻す。それができるのは、小さな事業所の強みです。

Cometでは、書類DX・業務整理のご相談を無料で承っています。代表が実際に事業所へ伺い、「何から始めるか」を一緒に整理するところからです。
いきなり何かを導入する必要はありません。まずは、いちばん面倒な書類の話から聞かせてください。