手書きの帳簿、そろそろ卒業しませんか

毎日の売上をノートに書いて、月末に電卓をたたいて集計する。
まちのお店では、今もこのやり方を続けているところが少なくありません。長年の習慣ですし、慣れたやり方がいちばん安心なのもよく分かります。
それでも「そろそろ」と思っている方に向けて、無理のない一歩を書いてみます。

手書きの帳簿で、困りやすいこと

• 月末や年末の集計に、時間がかかる
• 計算の間違いに、あとから気づく
• 「去年の同じ月はどうだったか」を調べるのが大変
• ノートを書いている本人しか、中身が分からない
• レシートや領収書のしまい場所が、ばらばら

どれも、手書きが悪いわけではありません。ただ、「足す」「比べる」「探す」のは、紙より機械のほうが得意です。

最初の一歩は「書く場所」を変えるだけ

いきなり会計ソフトを入れる必要はありません。最初は、今のノートと同じ項目を、そのまま表計算ソフトやスマホのアプリに書くところからで十分です。
日付、売上、仕入れ、経費。項目は今のノートと同じでかまいません。書く場所が変わるだけで、合計は自動で出ますし、月ごとの比較もすぐにできます。
慣れるまでは、ノートと両方につけてもいいと思います。1〜2か月続けて「こっちのほうが楽だ」と感じたら、そこでノートを卒業すればいいんです。

レシートは「撮る」習慣から

もう一つおすすめしたいのが、レシートや領収書をスマホで撮っておく習慣です。
紙をなくしても、写真があれば内容を確かめられます。ただし、紙のまま保存しておく必要がある場合もあるので、撮ったあとの紙をどうするかは、税理士さんや税務署に確認してから決めてください。電子データの保存のルールについては、以前の記事にもまとめています。

一人でやらなくて大丈夫です

「何に書けばいいかも分からない」という方も多いと思います。
Cometの書類DX・業務整理では、お店に伺って今の帳簿の付け方を見せていただき、無理なく続けられる形を一緒に考えます。介護の現場で紙の記録をデジタルにしてきたやり方は、お店の帳簿にもそのまま使えます。
税金の計算や申告そのものは税理士さんの領域ですが、「毎日の記録を楽にする」ところは、気軽に相談してください。