シフト表づくりが、月末の憂鬱になっていませんか

月末が近づくと、事務所の空気が少し重くなる。その原因の一つが、シフト表づくりではないでしょうか。
今日は、この「毎月やってくる大仕事」の話です。

シフト表は、パズルより難しい

外から見ると、単なる表の穴埋めに見えます。実際はまったく違います。
希望休、資格の組み合わせ、夜勤の回数の偏り、人員配置の決まり、変形労働時間の集計。これを全部、頭の中で同時に満たさないといけません。

しかも、ひとつ動かすと別のところが崩れる。だから時間がかかるし、途中で声をかけられると最初からやり直しになる。大変で当たり前の仕事です。

いちばんの問題は、一人にしかできないこと

以前、「Excelを触れるのが一人だけ」問題という記事を書きました。シフト表も、まったく同じ構図です。

作れるのが管理者一人だけ。だからその人は休みにくいし、辞めるとなったときに引き継ぎが大仕事になる。
本人も「自分が抜けたら困るだろう」と分かっているから、しんどくても言い出せません。

道具にできること、できないこと

正直に書きます。ボタン一つで完璧なシフトが出てくる、は難しいです。
「Aさんは最近しんどそうだから夜勤を減らそう」といった判断は、数式になりません。そこは人にしかできない部分です。

一方で、機械が得意なこともあります。

• 決まりに反しているところを教えてくれる（夜勤の回数、間隔、人員配置）
• 月末の集計を自動でやる（変形労働時間、有給の残り）
• 前の月のシフトを下敷きにできる

判断は人、チェックは機械。　この分け方が、いちばん現実的だと思っています。

まずは、作り方を10行書き出してみる

いきなりシステムを探す前に、おすすめしたいことがあります。
自分がシフトを組むときの手順を、10行でいいので書き出してみることです。

「まず希望休を入れる」「次に夜勤を埋める」「資格者が各シフトに一人入るか見る」……。
書き出してみると、自分でも気づいていなかった判断基準が見えてきます。そしてそれは、もう一人に引き継げる形でもあります。道具を入れるかどうかは、そのあとで考えて間に合います。

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「うちのシフトの組み方、そもそも整理できてへんねん」という段階から、一緒に見せてください。